Ufficio stampa: come inviare un comunicato stampa

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L’invio di un comunicato stampa a un giornalista costituisce uno degli step finali del lavoro dell‘ufficio stampa, e necessita – esattamente come le fasi che lo precedono – di un’attenzione ad alcune regole tecniche utili per ottimizzare il rapporto tra un brand e i professionisti del mondo mediatico.

Un lavoro di ufficio stampa basato sulla qualità e sull’efficacia non deve dimenticare la cura nella redazione dei comunicati e delle note stampa, oltre a un piano preliminare riguardante la presenza sui social. Questi passi sono essenziali, ma risultano privi di qualsiasi finalità se non sono affiancati da un’approfondita considerazione tecnica riservata all’interazione finale con il giornalista.

Coordinare un’attività di ufficio stampa significa non poter prescindere da tale aspetto, e oggi siamo pronti a darvi qualche suggerimento al proposito, concentrandoci sui fondamentali da non dimenticare quando si tratta di procedere all’invio di un comunicato stampa.

Non spedire allegati

Un errore commesso con grande frequenza da chi si occupa d’inviare comunicati stampa consiste nel presentare tali documenti unicamente come allegati esterni al messaggio principale. Questa impostazione costituisce un modo per rendere automaticamente inefficace il lavoro di un ufficio stampa, dal momento che scaricare un allegato implica in molti casi un controllo preliminare, al fine di accertare l’assenza di virus.

Come è quindi meglio muoversi? Le opzioni a questo proposito sono diverse, e una delle più valide dal punto di vista tecnico consiste nell’inserire nel corpo della mail un link esterno al comunicato in Pdf.

Fai attenzione all’oggetto

L’efficacia del lavoro di un ufficio stampa si può notare sia dalla qualità dei comunicati e delle note, sia dal modo in cui si sceglie di presentare tali strumenti di comunicazione ai giornalisti potenzialmente interessati a sviluppare il tema. A questo proposito è basilare che l’oggetto della mail riesca a colpire, e a fare in modo che il messaggio spicchi tra la più che consistente mole di materiale che ogni giorno viene recapitata a chi lavora nel mondo del giornalismo.

Quali sono i segreti per non sbagliare in questa situazione? Esistono più che altro delle indicazioni riguardanti ciò che è meglio evitare, ossia titoli eccessivamente lunghi, sensazionalistici (si fa molto in fretta a finire nella cartella spam!), e incapaci di fornire al giornalista le informazioni essenziali alla comprensione del contenuto della mail. Cosa vi ricorda tutto questo? Forse l’importanza di seguire la linearità delle 5 W giornalistiche? La loro rilevanza torna sempre in primo piano quando si parla di tecniche di ufficio stampa, un contesto in cui è nodale massimizzare l’efficacia dei messaggi.

Controlla sempre!

Ultimo ma non meno importante consiglio dedicato a chi deve inviare un comunicato stampa consiste nel ricordare di controllare che tutti i dettagli siano impeccabili, a partire dalla forma linguistica fino alla funzionalità dei link interni e all’usabilità del sito ufficiale. Per avere la certezza di tutto questo, può essere utile inviare il messaggio alla propria casella prima di procedere alla diffusione finale.

L’efficienza di un lavoro di ufficio stampa è fondamentale per l’immagine di un’azienda, e da come viene inviato un comunicato è possibile farsi un’idea molto chiara della professionalità con cui viene curato il personal branding.


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Autore: MisterMedia
Esperto in Comunicazione Efficace presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri. Coordinatore e responsabile della progettazione dei percorsi formativi in Comunicazione Pubblica e Competenze Comunicative presso la SNA – Scuola Nazionale dell’Amministrazione e professore a contratto in Comunicazione e Media presso l’Università di Roma “Foro Italico” Insegna tecniche di Public Speaking e Media Training presso SIOI (Ministero degli Affari Esteri) ed è Direttore didattico del Master in Comunicazione politica e istituzionale di Eidos Communication. Membro del Comitato Accademico dell’Istituto di Alti Studi Strategici e Politici per la Leadership (IASSP) ha formato personalmente profili che spaziano dai rappresentanti ONU (World Food Program) allo Stato Maggiore dell'Esercito Italiano, dal Ministro al Presidente di Commissione, dall'imprenditore al manager. Esperto in progettazione di attività di formazione delle risorse umane ha realizzato interventi per numerose aziende ed istituzioni tra cui la Presidenza del Consiglio dei Ministri, il Ministero degli Affari Esteri, l’Esercito Italiano, Telecom Italia, Hewlett Packard, ENI, INAIL, Enel Ferrero. Recentemente ha progettato e partecipato al team didattico del corso di specializzazione per gli addetti stampa dell’Università Commerciale L. Bocconi di Milano.
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