Ufficio stampa: come scrivere un comunicato per la promozione di un evento

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L‘attività di ufficio stampa svolge un ruolo chiave quando si tratta di promuovere un evento aziendale, massimizzandone il valore contenutistico.

Quando si parla del lavoro dell’ufficio stampa si chiamano in causa diversi aspetti tecnici, come per esempio le regole per la scrittura di un comunicato perfetto. Averle in mente è fondamentale, così come anche rendersi conto che devono essere adattate alle singole occasioni, in quanto il comunicato stampa può essere dedicato al lancio di un nuovo prodotto, a una decisione dei vertici aziendali, così come a un evento.

Come si scrive un comunicato stampa per la promozione di un evento? In che modo è possibile renderlo uno strumento efficace per l’immagine aziendale? Ecco qualche consiglio al proposito, dedicato a chi gestisce a livello pratico un’attività di ufficio stampa.

Attenzione alla headline

Il comunicato dedicato a un evento deve catturare l’attenzione dell’utente finale molto più di altri prodotti editoriali frutto dell’attività di un ufficio stampa. Il giornalista che lo riceve via mail deve avere subito davanti tutte le informazioni essenziali, senza perdere tempo inutile nella ricerca di riferimenti logistici, indicazioni di orari, chiarificazioni delle tematiche principali trattate, segnalazioni della presenza di eventuali personalità chiave in uno specifico settore. Questo significa che nel titolo e nella headline deve essere rispettata la regola delle 5 W giornalistiche, senza lasciare spazio a elementi descrittivi poco funzionali.

Link ipertestuali? Pochi e mirati

Quando si parla di comunicati stampa efficaci si inquadrano documenti che devono essere ottimizzati dettagliatamente per la visione online, il che significa che è necessario inserire link ipertestuali. La moderazione è una regola generale molto utile a questo proposito, soprattutto quando si parla di comunicati stampa per promuovere un evento. Pochi link ma mirati: chi si occupa di gestire un’attività di ufficio stampa dovrebbe ricordare sempre questi punti fermi nella realizzazione di un comunicato per un evento, e scegliere d’inserire collegamenti ipertestuali a informazioni di sicura utilità pratica, come per esempio il programma dettagliato dell’evento presente sul sito ufficiale aziendale o su un documento in PDF.

Il lato social

L‘attività di ufficio stampa è ormai a tutti gli effetti un ambito che non può fare a meno dei social media. Come ottimizzare il ruolo delle piattaforme di networking quando si realizza un comunicato stampa per promuovere un evento? Ricordandosi prima di tutto di inserire i pulsanti per la condivisione social, e non trascurando la menzione dell’hashtag ufficiale, essenziale perché si possa parlare di un processo di erogazione di contenuti caratterizzato da completa efficacia.

Come muoversi invece nella gestione dei contenuti visuali, che non devono in alcun modo essere messi in secondo piano? Scegliendo per esempio d’inserire immagini legate alle eventuali precedenti edizioni, ai processi di preparazione, alla location, così da valorizzare gli elementi di storytelling legati al brand e al suo modo di presentarsi al proprio target.

Gestire in maniera efficace un’attività di ufficio stampa significa sia conoscere le regole tecniche fondamentali per l’approccio ai media e per la realizzazione di tutti i prodotti necessari all’interazione, sia essere sufficientemente flessibili da riuscire ad adattarle alle singole occasioni di promozione aziendale.


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Autore: MisterMedia
Esperto in Comunicazione Efficace presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri. Coordinatore e responsabile della progettazione dei percorsi formativi in Comunicazione Pubblica e Competenze Comunicative presso la SNA – Scuola Nazionale dell’Amministrazione e professore a contratto in Comunicazione e Media presso l’Università di Roma “Foro Italico” Insegna tecniche di Public Speaking e Media Training presso SIOI (Ministero degli Affari Esteri) ed è Direttore didattico del Master in Comunicazione politica e istituzionale di Eidos Communication. Membro del Comitato Accademico dell’Istituto di Alti Studi Strategici e Politici per la Leadership (IASSP) ha formato personalmente profili che spaziano dai rappresentanti ONU (World Food Program) allo Stato Maggiore dell'Esercito Italiano, dal Ministro al Presidente di Commissione, dall'imprenditore al manager. Esperto in progettazione di attività di formazione delle risorse umane ha realizzato interventi per numerose aziende ed istituzioni tra cui la Presidenza del Consiglio dei Ministri, il Ministero degli Affari Esteri, l’Esercito Italiano, Telecom Italia, Hewlett Packard, ENI, INAIL, Enel Ferrero. Recentemente ha progettato e partecipato al team didattico del corso di specializzazione per gli addetti stampa dell’Università Commerciale L. Bocconi di Milano.
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