Consigli di ufficio stampa sugli errori da evitare nell’invio dei comunicati

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Scrivere un comunicato efficace è la base di qualsiasi attività di ufficio stampa, ma è anche importante essere in grado d’interagire in maniera funzionale con i giornalisti curando la distribuzione dei contenuti prodotti.

Per concretizzare questo aspetto è necessario conoscere bene le regole per ottimizzare l’invio di un comunicato stampa e avere presenti gli errori da evitare, in modo da non mettere a rischio l’immagine del brand agli occhi dei professionisti del mondo mediatico.

Occuparsi di ufficio stampa significa sapersi muovere sui social e padroneggiare specifiche regole di redazione, ma anche avere le idee chiare in merito agli errori da non commettere nell’invio di un comunicato o di una nota stampa. Oggi vogliamo approfondire questo ambito e aiutarvi a capire qualcosa di più presentandovene tre.

1. Evita i messaggi diretti su Twitter

L’ufficio stampa 2.0 è fondamentale per qualsiasi brand intenzionato a massimizzare la copertura mediatica, ma è bene ricordare che i messaggi via Twitter contenenti link agli ultimi comunicati realizzati sono visti come spam e possono creare problemi all’immagine aziendale, mettendo a rischio la credibilità di chi gestisce le relazioni con i media.

Twitter è un ottimo canale per la condivisione strategica di contenuti testuali e visuali in grado di attirare l’attenzione dei giornalisti potenzialmente interessati a un argomento; i messaggi diretti rappresentano invece il modo più rapido per avviare un’interazione con premesse negative!

2. Dimentica i template complessi

La gestione di un’attività di ufficio stampa 2.0 implica anche l’attenzione a dettagli come il template della mail con cui si invia il comunicato.

Il tempo, come ben sa chiunque si occupi di ufficio stampa, non è sempre dalla parte del giornalista che consulta la casella di posta in arrivo. Per questo motivo, affinché un comunicato venga letto è utile sia curare l’oggetto del messaggio, sia fare in modo che il template non renda difficile la comprensione del contenuto, salvando così l’indirizzo dall’inclusione immediata nella cartella della posta indesiderata!

3. Non utilizzare indirizzi non professionali

Sono purtroppo tanti i casi di comunicati stampa che partono da indirizzi non professionali. Questa impostazione è un errore da evitare tassativamente quando s’interagisce con i giornalisti, che vedono il materiale per la stampa proveniente da riferimenti di questo tipo come il frutto di un’attività poco attenta alla qualità.

Ovviamente non è sufficiente avere un unico indirizzo mail professionale, ma è necessario crearne uno ad hoc per i contatti con i media, così da massimizzare l’efficacia di un lavoro che deve seguire non solo delle linee strategiche, ma anche delle precise regole formali.

L’invio del comunicato stampa costituisce uno step basilare quando si parla di ufficio stampa 2.0. L’ottimizzazione del rapporto con i media – e quindi dell’immagine del brand – passa anche dalle minuzie tecniche legate a questo aspetto e dalla conoscenza degli errori che possono compromettere la reputazione aziendale a breve e a lungo termine.


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Autore: MisterMedia - Nicola Bonaccini
Esperto in Comunicazione Efficace presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri. Coordinatore e responsabile della progettazione dei percorsi formativi in Comunicazione Pubblica e Competenze Comunicative presso la SNA – Scuola Nazionale dell’Amministrazione e professore a contratto in Comunicazione e Media presso l’Università di Roma “Foro Italico” Insegna tecniche di Public Speaking e Media Training presso SIOI (Ministero degli Affari Esteri) ed è Direttore didattico del Master in Comunicazione politica e istituzionale di Eidos Communication. Membro del Comitato Accademico dell’Istituto di Alti Studi Strategici e Politici per la Leadership (IASSP) ha formato personalmente profili che spaziano dai rappresentanti ONU (World Food Program) allo Stato Maggiore dell'Esercito Italiano, dal Ministro al Presidente di Commissione, dall'imprenditore al manager. Esperto in progettazione di attività di formazione delle risorse umane ha realizzato interventi per numerose aziende ed istituzioni tra cui la Presidenza del Consiglio dei Ministri, il Ministero degli Affari Esteri, l’Esercito Italiano, Telecom Italia, Hewlett Packard, ENI, INAIL, Enel Ferrero. Recentemente ha progettato e partecipato al team didattico del corso di specializzazione per gli addetti stampa dell’Università Commerciale L. Bocconi di Milano.